Avec l'économie européenne en plein essor et les allégements fiscaux frappant les entreprises, cela devrait permettre une approche encore plus forte des réunions et des événements. Tout commence par une stratégie de communication efficace : avant, pendant et après un programme, d'où l'utilité d'une agence événementielle. Alors, quelles sont les tendances technologiques et astuces à connaître dans le domaine de la communication événementielle?
Réservation en ligne et directe d'espace de réunion
Chaque année, environ 1,8 million de rendez-vous d'affaires sont organisés en Europe, la plupart d'entre eux classés en petits rendez-vous (maximum 50 personnes, séances en salle individuelle, etc.). Les sites ont traditionnellement affecté un représentant commercial et un responsable des services de conférence à ce type d'événement, comme ils le feraient pour une réunion de quatre jours et trois nuits avec 300 participants. C'est une perte de temps et d'argent, et l'agence événementielle le sait. Pour cette raison, de plus en plus d'hôtels et autres lieux de rencontre offrent la possibilité de réserver un espace ou une chambre en ligne. Fini les étiquettes téléphoniques lorsque vous devez communiquer un changement, mettre à jour une liste, modifier les affectations d'espace, etc. Avec un tel service, vous êtes pleinement habilité à le faire vous-même en temps réel.
Bien planifier votre événement
Des messages de communication et de planification clairs, cohérents et bien pensés sont essentiels pour tirer le meilleur parti de votre notification par e-mail. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de lancer une campagne publicitaire. Le ton de toutes les communications doit être informatif, optimiste et utile pour les participants à la réunion, et le lien entre tout le monde doit être évident. Cela inclut une organisation dynamique et spécifique de l'événement (avec agendas, plans de salle, services de localisation, tenues recommandées, météo, etc. ) qui peut non seulement être mis à jour rapidement, mais également alerter lorsque les informations changent. Désignez quelqu'un pour actualiser et mettre à jour chaque élément d'information à différents moments de la journée afin d'informer les participants de toute mise à jour essentielle. Encore faut-il savoir comment vous allez tirer parti de Twitter, Instagram, Facebook, Facebook Live, etc. Vous pouvez confier la partie réception à une agence événementielle parisienne et spécialisée dans ce domaine.
Ajoutez de la valeur à votre événement
Quel que soit l'objectif de votre événement d'entreprise, les invités doivent y voir une réelle valeur ajoutée, et cette valeur ajoutée dépend en grande partie de l'organisateur de l'événement, car :
Une agence événementielle et son équipe sont en mesure de visualiser quel type d'événement est le mieux adapté à leur objectif. En fait, son équipe possède une vaste expérience dans la présentation de suggestions créatives et de diverses alternatives, ainsi que dans la vision de ce à quoi l'événement devrait ressembler. Un planificateur d'événements professionnel a également la capacité d'exécuter avec succès la vision du client ou, dans le pire des cas, de présenter des alternatives qui répondent mieux aux souhaits du client.
La mise en œuvre de la vision d'un client implique la coordination de toutes les actions du début à la fin de l'événement. L'agence événementielle a l'expérience et la connaissance de tous les matériels et services nécessaires à la mise en œuvre de la vision pour y répondre, y compris l'emplacement, la nourriture et les boissons, les services de restauration, les animations, les jeux interactifs, le support audiovisuel avec la mise à disposition d'un vidéoprojecteur économique, des conférenciers, décoration, services annexes. Cadeaux, sécurité, assurances, huissiers, transport, parking, la liste est interminable.
Le planificateur d'événements est également très habile à gérer et à coordonner le travail de plusieurs équipes différentes nécessaires à l'événement corporatif. Grâce à son sens du leadership et à son sens de la délégation des tâches, le planificateur est formé pour gérer ce type de situation. De plus, il s'assure que vous profitiez au maximum de l'événement sans avoir à vous soucier de son organisation.