L'impression a un coût réel et une charge journalière pour les entreprises. Même aujourd'hui, presque toutes les petites et moyennes entreprises ne réalisent pas le véritable coût de l'impression. En effet, les frais d'impression peuvent représenter jusqu'à 3% des dépenses totales d'une PME! Impressionnant, non? De nombreuses entreprises n'ont aucune idée de leur stock de cartouches d'impression ni de sa valeur, malgré les implications budgétaires très "tangibles" (gaspillage, perte, pénuries, surstocks, etc.). Ainsi, avec seulement l'équipement (imprimantes, fournitures, papier) et la maintenance, il peut sembler difficile d'avoir une vision précise de vos dépenses d'impression. Mais si tant d'entreprises sous-estiment leurs coûts d'impression, c'est parce que nombre de ces coûts sont "invisibles" : on parle aussi de "coûts d'impression cachés".
Impression : des coûts invisibles mais importants
Parmi les coûts invisibles que les entreprises ont du mal à identifier figurent toutes les ressources utilisées en interne, que ce soit pour la gestion administrative comme les commandes, le traitement des factures, la gestion des fournisseurs, la relation client, etc. ou pour la gestion technique du parc d'imprimantes. L'impression est une lourde charge quotidienne pour les équipes informatiques, qui passent beaucoup de temps à répondre aux demandes des employés et des différents utilisateurs potentiels des ressources de l'entreprise.
Au-delà de ces coûts de fonctionnement raisonnables et incontournables, il existe d'autres dépenses inutiles qui pourraient être évitées : remplacement anticipé d'une cartouche dans une imprimante, retards causés par des pannes de consommables, imprimante installée au mauvais endroit, etc.
Bien que la réduction des coûts d'impression soit une préoccupation commerciale majeure, l'augmentation de la productivité et la réduction de l'impact environnemental sont également des considérations.
Externalisation de l'impression : une solution pour réduire les coûts et libérer de la matière
Les services d'externalisation de l'impression, également appelés services d'impression gérés (MPS), impliquent l'externalisation de la gestion de votre parc d'imprimantes et des fournitures associées. Ainsi, le principal avantage d'une solution MPS est de libérer l'entreprise des contraintes d'impression grâce au contrôle à distance complet de son parc d'imprimantes par le prestataire. La gestion, l'optimisation et la maintenance sont réalisées en externe.
Grâce à la connectivité réseau des imprimantes et aux outils de collecte de données configurés par le fournisseur de services, vous pouvez surveiller les imprimantes en temps réel pour garantir une consommation contrôlée et une maintenance efficace. Les données collectées permettent, par exemple, de programmer les réapprovisionnements : pour l'entreprise, la gestion des stocks et les ruptures de consommables ne sont plus nécessaires. Une fois analysés, ils sont également utiles pour rationaliser votre parc d'imprimantes et économiser de l'argent.
L'autre avantage des services d'impression gérés est qu'ils offrent une visibilité budgétaire, généralement via un système de facturation au coût par page : l'entreprise ne paie que pour les impressions réalisées, sur la base d'un barème prédéfini. En confiant la gestion de vos impressions à des experts, vous pouvez résoudre facilement vos principaux problèmes :
– Connaître avec précision les coûts d'impression, afin de prévoir ceux à venir ; – Bien évaluer le parc d'imprimerie pour le faire évoluer selon les besoins réels; – Gagnez du temps en simplifiant la gestion du parc d'imprimantes ; – Assurer la satisfaction des utilisateurs en améliorant leur confort au travail.
Pour bénéficier des services de gestion de parc d'imprimantes, il fallait auparavant passer par une offre « constructeur » et acheter systématiquement une nouvelle machine, sous la marque du vendeur. En dehors des parcs, les entreprises sont variées, multimarques. Le marché du MPS est dominé par les fabricants d'imprimantes, qui utilisent ces offres pour placer des équipements souvent surdimensionnés et surtout pour contraindre les entreprises à des contrats contraignants à long terme. Pour cette raison, les entreprises spécialisées dans la gestion de parc d'imprimantes proposent un service d'externalisation d'impression clé en main simple et flexible pour libérer complètement les PME de ces contraintes.